توصیه هایی برای برقراری ارتباط کارآمد - آکا

در این مقاله از سایت آکاایران مطلبی در مورد توصیه هایی برای برقراری ارتباط کارآمد ارائه شده است ، همچنین برای مشاهده مقالات بیشتر در دسته از سایت خانواده آکاایران مقالات بیشتری را مشاهده نمایید

توصیه هایی برای برقراری ارتباط کارآمد
 
در مورد ارتباطات سازمانی تقسیم بندیهای مختلفی وجود دارد که در زیر به دو نمونه از مهمترین آنها اشاره خواهیم کرد و آنها را با هم مقایسه می کنیم.
از نظر عکس العمل در محیط استقرار دو نوع ارتباط شامل:
۱) ارتباط یک جانبه
۲) ارتباط دو جانبه وجود دارد...

ارتباط کارآمد,روابط اجتماعی,روابط اجتماعی موفق

▪ مقایسه:
ارتباطات یک جانبه در مقایسه با ارتباط دو جانبه سریعتر است و کار فرستنده پیام آسانتر است در حالی که ارتباطات دو جانبه دقیق تر است، و از طریق باز خورد پیام می تواند توسط فرستنده اصلاح شود.
در ارتباطات یک جانبه دقت کم، اختلال و سر در گمی بیشتری وجود دارد و باید حتی الامکان از آن دوری شود.
در این نوع ارتباطات فرستنده پیام آسانتر می تواند اشتباه های خود را پنهان کند.
در مواردی که هنوز برنامه ریزی نشده و به روال عادی در نیامده، ارتباطات دو جانبه موثرتر بوده و نفوذ بیشتری دارد.
ارتباطات یک جانبه هنگامی مناسب است که فرستنده و گیرنده با پیام آشنا باشند و این نوع ارتباط بارها در گذشته تکرار شده باشد.
ارتباطات دو جانبه برای اتخاذ تصمیم در سطوح عالی مدیریت کاربرد بیشتری دارد و توصیه می شود.
از نظر جهت حرکت پیام،۳ نوع ارتباط وجود دارد که عبارتند از:
۱) ارتباطات افقی:
معمولاً به صورت الگوی جریان کار در سازمان شکل می گیرد.
این نوع ارتباط در میان اعضای گروه های کاری و بخش های صف و ستاد بیشتر دیده می شود. از نظر روانی بار مثبت دارد و موجب افزایش روحیه در بین اعضای سازمان می شود و اعضای سازمان از این طریق با هم ردیفهای خود ارتباط برقرار می کنند. از معایب این نوع ارتباط، ایجاد علایق بیش از حد بین افراد و بی توجهی به مشکلات و مسایل پیش آمده در سازمان است. نباید اجازه داد افراد تداوم این نوع ارتباط را بر منافع سازمان ترجیح دهند.
۲) ارتباطات عمودی:
این نوع ارتباط به دو گروه تقسیم می شوند:
ارتباطات از بالا به پایین که از مدیریت عالی شروع می شود و تا کارکنان خط تولید ادامه می یابد وارتباطات از پایین به بالا که با ارایه اطلاعات (شامل: گزارش ها، پیشنهادها، در خواستها و ...)، از سطوح پایین به بالاترین سطوح سازمانی شکل می گیرد.
۳) ارتباطات مورب:
در این نوع ارتباطات، پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله می شود. این نوع ارتباطات به منظور هماهنگی، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است.
موانع ارتباطی
در بسیاری از موارد وجود برخی از موانع بر سر راه فرآیند ارتباط سازمانی موجب بروز مشکلات و ایجاد سوءتفاهم می شود و باید سعی کرد ضمن شناخت این موانع ارتباطی، از آنها پرهیز کرد. این موارد در چهار بخش به شرح زیر تقسیم می شوند:
۱) دو پهلو بودن پیام:
وقتی پیام دو یا چند معنی دارد به راحتی می تواند با ایجاد امکان برداشت های متفاوت، نزد گیرنده پیام، او را دچار سوء تفاهم کند.
۲) فاصله بین دو طرف ارتباطی:
فاصله زیاد معمولاً مانع رسیدن صحیح پیام می شود، چرا که ممکن است اختلال های موجود در محیط اثر مخرب خود را بگذارند.
۳) پیام های غیر قابل فهم:
برخی پیامها گیج کننده و نامفهوم هستند و نباید از آنها استفاده کرد. فرستنده باید پیام خود را متناسب با فهم گیرنده پیام ارسال کند.
۴) تأخیر در تفسیر پیام:
تأخیر در تفسیر پیام موجب اختلال در فرآیند ارتباطات می شود.
● روش های بهبود ارتباطات
در این قسمت از روی مدل جو - هری، یکی از روش های بهبود ارتباطات سازمانی را توضیح می دهیم. این مدل که برمبنای مطالعه بر روی شخصیت افراد تهیه شده ، بیان می کند که شخصیت هر فرد از۴ قسمت تشکیل شده که هر مورد براساس شماره توضیح داده می شود:
۱) شخصیت کور
این قسمت شامل ویژگیهایی از شخصیت فرد است که خودش راجع به آن اطلاعات زیادی ندارد و افراد دیگر راجع به آن بهتر می توانند اظهار نظر کنند.
۲) شخصیت عمومی
این قسمت شامل ویژگی هایی از شخصیت فرد است که هم خود او و هم دیگران آنرا به خوبی می شناسند و امکان بروز سوءتفاهم در این قسمت کم است. به عنوان مثال: کارمندی که می داند مدیر او روی تأخیر حساسیت ویژه ای دارد، سعی می کند همیشه به موقع سرکار خود حاضر شود.
۳) شخصیت خصوصی
این قسمت شامل ویژگی هایی از شخصیت فرد است که خود او به آنها واقف است ولی دیگران اطلاع چندانی از آن ندارند.
همانطور که گفته شد، امکان ایجاد سوءتفاهم در ناحیه عمومی شخصیت فرد از دیگر نواحی کمتر است. بنابراین مدیر باید سعی کند از طریق دریافت باز خورد از محیط که موجب کاهش قسمت کور می شود و همچنین خود گشودگی( افشای برخی ویژگی های شخصیتی برای دیگران) که موجب کاهش قسمت خصوصی می شود، ناحیه عمومی خود را افزایش داده تا اختلافات ارتباطی به حداقل برسد.
● انواع سیستم های ارتباطی
در یک نگاه کلی افراد معمولاً از سیستم های ارتباطی گوناگونی برخوردارند که در مواجهه با آنان، باید سعی کنند به روش خودشان با آنها ارتباط برقرار کرده تا از هر گونه سوءتفاهم جلوگیری شود.
۱) سیستم ارتباطی دیداری:
این افراد برای اشراف کامل روی یک موضوع و فهم بهتر آن حتماً باید از حس بینایی خود استفاده کنند. این گونه افراد در کنفرانس ها و جلسات جایی را برای نشستن انتخاب می کنند که سخنران را ببینند. بهتر است هنگامی که آنان با شما سخن می گویند، حتی یک لحظه هم نگاهتان را از صورت آنان برنگردانید، چون به شما خواهند گفت: حواست کجاست؟ به من گوش می دهی؟!
۲) سیستم ارتباطی شنیداری:
این افراد از طریق شنیدن بهتر ارتباط برقرار می کنند و مکالمات تلفنی را به ملاقاتهای رو در رو ترجیح می دهند. در موقع شنیدن حرف های طرف مقابل ممکن است نگاه خود را به پایین یا اطراف بیندازند، در حالیکه کاملاً به حرف های او گوش می کنند.
۳) سیستم ارتباطی حسی:
این افراد برای ارتباط برقرار کردن، از روش خاص خودشان استفاده می کنند. هنگام صحبت کردن دستها و سر خود را حرکت می دهند و سعی می کنند صحنه ها را برای شما شبیه سازی کنند. در هنگام صحبت ممکن است نا خود آگاه دست خود را روی شانه طرف مقابل بگذارند یا به پشت او ضربه ای بزنند!
۴) سیستم ارتباطی تحلیلی:
این افراد در صحبت های خود مداوم به آمار و ارقام استناد می کنند و حتی در مکالمات روزانه خود از درصد و احتمال، زیاد استفاده می کنند و برای قبول مطلبی باید با مدرک و دلیل کافی به آنها توضیح داده شود. اگر مدیر شما داری این سیستم ارتباطی است بهتر است
گزارش های خود را به صورت مدون و همراه با آمار و ارقام دقیق به او ارایه دهید تا متهم به کم کاری نشوید!
● چند توصیه برای ارتباطات مؤثر
▪ مطمئن باشید که چه کسی پیام شما را دریافت می کند.
▪ راجع به دریافت کننده پیام فکر کنید و او را بشناسید.
▪ واسطه های خود را بشناسید.
▪ محتوای پیام خود را بشناسید و آن را واضح و دقیق ارسال کنید.
▪ پیام را مختصر و مفید بفرستید.
▪ از باز خورد پیام غافل نشوید.
▪ همواره مراقب لحن و تن صدای خود باشید.
▪ در صورت لزوم از ابزارهای ثانویه ارتباطی استفاده کنید.
▪ بهترین زمان را برای برقراری ارتباط انتخاب کنید.
مهارت های ارتباطی را یاد بگیرید
 
منبع:ویستا
ویرایش وتلخیص:آکاایران

توصیه هایی برای برقراری ارتباط کارآمد گردآوری توسط بخش روانشناسی روابط اجتماعی سایت آکاایران

اخبار اکاایران

تبلیغات